Í viðskiptum þurfum við oft að flýta samtölum og viðskiptum við viðskiptavini.En sumar flýtileiðir í samræðum ætti bara ekki að nota.

Þökk sé texta eru skammstafanir og skammstafanir algengari í dag en nokkru sinni fyrr.Við erum næstum alltaf að leita að flýtileið, hvort sem við sendum tölvupóst, spjallum á netinu, tölum við viðskiptavini eða sendum þeim skilaboð.

En það eru hættur í stuttu máli: Í mörgum tilfellum gætu viðskiptavinir og samstarfsmenn ekki skilið styttri útgáfuna, sem veldur misskilningi og glötuðum tækifærum til að skapa frábæra upplifun.Viðskiptavinum gæti liðið eins og þú sért að tala fyrir ofan, fyrir neðan eða í kringum þá.

Á viðskiptastigi kemur „textaspjall“ fram sem ófagmannlegt í næstum öllum aðstæðum fyrir utan vingjarnlegan farsímagagn.

Reyndar geta illa skrifuð samskipti við viðskiptavini og samstarfsmenn jafnvel stofnað starfsframa í hættu, samkvæmt könnun Center for Talent Innovation (CTI).(Athugið: Þegar þú verður að nota skammstafanir er fyrri setningin dæmi um hvernig á að gera það vel. Vísaðu til fulls nafns þegar það er nefnt, settu það skammstöfunina innan sviga og notaðu skammstöfunina í restinni af skrifuðu skilaboðunum.)

Svo þegar kemur að samskiptum við viðskiptavini í gegnum hvaða stafræna rás sem er, þá er það sem á að forðast:

Strangt textaspjall

Mörg svokölluð orð hafa komið fram með þróun fartækja og textaskilaboða.Oxford English Dictionary hefur viðurkennt nokkrar algengar texta skammstafanir eins og LOL og OMG.En það þýðir ekki að þeir séu í lagi í viðskiptasamskiptatilgangi.

Forðastu þessar algengustu skammstafanir í rafrænum samskiptum:

• BTW - "By the way"
• LOL - "Hlæja upphátt"
• U - "Þú"
• OMG - "Ó guð minn"
• THX - "Takk"

Athugið: Vegna þess að FYI var til í viðskiptasamskiptum löngu fyrir textaskilaboð, að mestu leyti, er það samt ásættanlegt.Fyrir utan það, skrifaðu bara út hvað þú vilt segja.

Óljós hugtök

Segðu eða skrifaðu ASAP, og 99% fólks skilja að þú meinar "eins fljótt og auðið er."Þó að merkingin sé almennt skilin, þá þýðir það í raun mjög lítið.Álit eins manns á ASAP er næstum alltaf mjög ólíkt þeim sem lofar því.Viðskiptavinir búast alltaf við ASAP að vera hraðari en það sem þú getur afhent.

Sama gildir um EOD (lok dags).Dagurinn þinn gæti endað miklu fyrr en dagur viðskiptavinarins.

Þess vegna ætti að forðast ASAP, EOD og þessar aðrar óljósu skammstafanir: NLT (ekki seinna en) og LMK (láttu mig vita).

Fyrirtækja- og iðnaðarmál

„ASP“ (meðalsöluverð) gæti verið jafn vinsælt á vinnustaðnum þínum og orðin „hádegishlé“.En það hefur líklega litla sem enga þýðingu fyrir viðskiptavini.Öll hrognamál og skammstafanir sem eru algengar fyrir þig - allt frá vörulýsingum til opinberra eftirlitsstofnana - eru oft framandi fyrir viðskiptavini.

Forðastu að nota hrognamál þegar þú talar.Þegar þú skrifar er hins vegar í lagi að fylgja reglunni sem við nefndum hér að ofan: Skrifaðu það út í fyrsta skipti, settu skammstöfunina innan sviga og notaðu skammstöfunina þegar hún er nefnd síðar.

Hvað skal gera

Tungumál flýtileiða - skammstafanir, skammstafanir og hrognamál - í textaskilaboðum og tölvupósti er í lagi í takmörkuðum fjölda tilvika.Hafðu bara þessar leiðbeiningar í huga:

Skrifaðu bara það sem þú myndir segja upphátt.Myndir þú blóta, segja LOL eða deila einhverju trúnaðarmáli eða persónulegu með samstarfsfólki eða viðskiptavinum?Örugglega ekki.Svo haltu þessum hlutum frá skriflegum faglegum samskiptum líka.

Fylgstu með tóninum þínum.Þú gætir verið vingjarnlegur við viðskiptavini, en þú ert líklega ekki vinir, svo ekki eiga samskipti eins og þú myndir gera við gamlan vin.Auk þess ættu viðskiptasamskipti alltaf að hljóma fagmannlega, jafnvel þegar þau eru á milli vina.

Ekki vera hræddur við að hringja.Hugmyndin um textaskilaboð og í flestum tilfellum tölvupósti?Stutt.Ef þú þarft að koma á framfæri fleiri en einni hugsun eða nokkrum setningum ættirðu líklega að hringja.

Settu væntingar.Láttu viðskiptavini vita hvenær þeir geta búist við texta- og tölvupóstssvörum frá þér (þ.e. mun þú svara um helgar eða eftir vinnutíma?).

Afrit af Internet Resources